Einwurf-Einschreiben: BAG verschärft Anforderungen an Zugangsnachweis – Post bessert Zustellverfahren nach

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 7. Mai 2026 – 2 AZR 184/25 entschieden, dass das bislang praktizierte Scan-Verfahren bei Einwurf-Einschreiben keinen Anscheinsbeweis für den Zugang eines Schreibens begründet. Die Deutsche Post soll das Zustellverfahren zwischenzeitlich angepasst haben. Für Arbeitgeber bleibt eine sorgfältige Absicherung des Zugangsnachweises insbesondere bei Kündigungen und Einladungen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (bEM) von erheblicher Bedeutung.

I. Sachverhalt und Entscheidung

Dem Verfahren lag eine krankheitsbedingte Kündigung zugrunde. Der Arbeitgeber hatte den Arbeitnehmer wiederholt zu einem bEM eingeladen. Den Zugang des letzten, im Oktober 2023 per Einwurf-Einschreiben versandten Einladungsschreibens bestritt der Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber legte den Einlieferungsbeleg, die Sendungsverfolgung und eine Reproduktion des Auslieferungsbelegs vor.

Diese Unterlagen genügten dem BAG nicht für einen Anscheinsbeweis des Zugangs. Entscheidend war der konkrete Ablauf des eingesetzten Scan-Verfahrens: Der Zusteller bestätigte auf seinem Scanner mit seiner Unterschrift die Zustellung und schloss den elektronischen Vorgang ab, bevor er die Sendung tatsächlich in den Briefkasten einwarf. Der Auslieferungsbeleg dokumentierte damit eine Zustellung, die zum Zeitpunkt seiner Erstellung noch nicht stattgefunden hatte.

Nach Auffassung des BAG lässt sich daraus nicht mit der für einen Anscheinsbeweis erforderlichen Wahrscheinlichkeit auf den anschließenden Einwurf schließen. Auch die Vernehmung des Zustellers erbrachte im konkreten Fall keinen Zugangsnachweis. Ob das frühere Verfahren mit Abziehetikett und einer Bestätigung nach dem Einwurf einen Anscheinsbeweis begründet, ließ das BAG ausdrücklich offen. 

Die Kündigung erwies sich als unverhältnismäßig und damit als sozial ungerechtfertigt. Der Arbeitgeber konnte weder den Zugang der erneut erforderlichen bEM-Einladung nachweisen noch hinreichend darlegen, dass auch ein weiteres bEM keine milderen Mittel zur Vermeidung der Kündigung hätte aufzeigen können.

II. Nachbesserung des Zustellverfahrens

Nach einer ergänzenden Information der BDA vom 16. Juli 2026 soll die DHL Group auf die Entscheidung reagiert und das Scan-Verfahren überarbeitet haben. Danach soll der tatsächliche Einwurf zusätzlich digital bestätigt und durch Unterschrift sowie eine Bestätigung der Einlage im Scanner dokumentiert werden. Darüber hinaus sollen weitere Verbesserungen der Zustelldokumentation und präzisere Zeitangaben folgen.

Erfolgt die maßgebliche Bestätigung nunmehr tatsächlich nach dem Einwurf, spricht aus unserer Sicht viel dafür, dass der zentrale Einwand des BAG gegen das bisherige Verfahren ausgeräumt wird. Bei ordnungsgemäßer Durchführung und entsprechender Dokumentation könnte damit wieder ein Anscheinsbeweis für den Zugang in Betracht kommen.

Eine abschließende gerichtliche Bewertung des geänderten Verfahrens bleibt jedoch abzuwarten. Die Nachbesserung darf daher nicht mit einer bereits höchstrichterlich bestätigten Beweissicherheit gleichgesetzt werden.

III. Bewertung und Hinweise für die Praxis

Die Entscheidung erhöht die Anforderungen an die betriebliche Zustellpraxis. Ihre Bedeutung reicht über bEM-Einladungen hinaus und betrifft insbesondere Kündigungen sowie andere Schreiben, deren Zugang der Arbeitgeber im Streitfall beweisen muss.

Für besonders wichtige oder fristgebundene Schreiben empfehlen wir weiterhin folgende Vorgehensweisen:

• Persönliche Übergabe: Übergabe des Schreibens, bei Kündigungen des unterzeichneten Originals, gegen eine datierte Empfangsbestätigung oder unter Hinzuziehung eines Zeugen, der auch den Inhalt des übergebenen Schreibens kennt.

• Botenzustellung: Einsatz eines zuverlässigen Boten, der das konkrete Schreiben kennt und dessen Einwurf in den richtigen Briefkasten mit Anschrift, Datum und Uhrzeit dokumentiert. Bei einzuhaltenden Fristen ist der Zustellzeitpunkt sorgfältig zu planen.

• Gerichtsvollzieherzustellung: Bei besonderem Absicherungsbedarf kommt auch eine Zustellung durch den Gerichtsvollzieher in Betracht. Hierfür ist ausreichend zeitlicher Vorlauf einzuplanen.

  
  

Wird weiterhin ein Einwurf-Einschreiben verwendet, sollten neben einer Kopie des Schreibens sowohl der Einlieferungsbeleg als auch die vollständige Reproduktion des Auslieferungsbelegs zeitnah gesichert werden. Auf den bloßen Online-Sendungsstatus sollte sich der Arbeitgeber nicht verlassen. Entscheidend bleibt, welches Zustellverfahren tatsächlich angewandt und wie der Einwurf dokumentiert wurde.

Für krankheitsbedingte Kündigungen verdeutlicht die Entscheidung zudem, dass auch nach früheren bEM-Angeboten eine erneute Einladung erforderlich werden kann. Bleibt ein gebotenes bEM aus, muss der Arbeitgeber im Kündigungsschutzprozess substantiiert darlegen und gegebenenfalls beweisen, weshalb auch dessen Durchführung keine Möglichkeit zum Erhalt des Arbeitsverhältnisses eröffnet hätte. Entsprechend sorgfältig sollten sowohl das Einladungsschreiben als auch dessen Zugang dokumentiert werden.